BWA: Welchen Nutzen hat die betriebswirtschaftliche Auswertung?

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Ein Leben ohne BWA …Würden Sie als Selbständige(r) etwas vermissen?

Wenn Ihr Steuerberater Ihnen in den nächsten – sagen wir: neun – Monaten keine betriebswirtschaftliche Auswertung schicken würde?

Manchmal denke ich darüber nach, was wohl passieren würde, wenn wir in unserer Kanzlei diesen Versuch einmal riskierten.

Vermutlich dürfte ein Großteil der Mandanten das Fehlen der BWA gar nicht bemerken.

Weil sie entweder die Informationen der BWA nicht brauchen oder schlicht nicht verstehen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist für Selbständige und Unternehmer allerdings alles andere als überflüssig.

Welchen Nutzen sie hat und welche Informationen sich in den Zahlenkolonnen verbergen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Der Sinn einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)

Die BWA zeigt Ihnen, welche Umsätze Ihr Unternehmen erwirtschaftet hat, welche Kosten verursacht wurden und wie hoch der Gewinn ist, den Sie erzielt haben.

In der Regel wird in der BWA der Gewinn des laufenden Monats oder Quartals und des bisher abgelaufenen Jahres errechnet.

Die Betriebseinnahmen sind gewöhnlich unterteilt in verschiedene Einnahme-Arten, ebenso sind die Betriebsausgaben aufgeteilt auf beispielsweise Personal-, Miet-, Material- und andere Kosten.

Eine gute BWA sollte zudem auch immer eine „Wo-ist-eigentlich-eigentlich-mein-Geld-geblieben“-Rechnung enthalten.

Wichtig zu wissen: Man bereitet mit der BWA immer die Zahlen der Vergangenheit auf.

Kritiker könnten argumentieren, dass die Zahlen von gestern doch heute schon wieder veraltet sind und man sein Auto ja schließlich nicht im Rückspiegel fährt.

Es ist so wie mit den Fahrdaten in Ihrem Auto-Computer: Dort schauen Sie vielleicht auch regelmäßig auf Ihren Spritverbrauch, Ihre Fahrleistung und Ihren Termin für die nächste Inspektion.

Wie sieht eine BWA aus?

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung beinhaltet (in unserer Kanzlei) im Wesentlichen folgende Positionen (alle Zahlen sind beispielhaft):

Betriebseinnahmen: +400.000 Euro
Betriebsausgaben: -200.000 Euro
Gewinn: 200.000 Euro

+ Abschreibungen +20.000 Euro
./. Investitionen -30.000 Euro
./. Darlehenstilgungen -30.000 Euro
Liquidität des Unternehmens =160.000 Euro

./. private Steuern (ca.) -60.000 Euro
./. private Versicherungen -25.000 Euro
./. private Darlehen -10.000 Euro
./. Eigenheim -15.000 Euro

verbleiben zum Leben =50.000 Euro

Die BWA ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage für…

Banken

Banken werden Ihnen – ohne aktuelle Unternehmenszahlen – keine Finanzierung geben.

Mit einer BWA können Banken schnell berechnen, ob der Gewinn ausreicht, dass Sie Ihr Leben finanzieren können und auch noch was für die Tilgung des neuen Kredits übrig bleibt.

Die BWA eines Steuerberaters hat dabei aus Sicht der Banken etwas „amtliches“. Selbst gestrickte Aufstellungen werden ungern akzeptiert.

Praxiskäufer

Wenn Sie einen Mitgesellschafter aufnehmen wollen oder Ihr Unternehmen verkaufen, funktioniert dies nicht ohne aktuelle Zahlen.

In einem Seminar für Praxisabgeber fragte mich letztens ein Teilnehmer, ob das mit der Herausgabe der Praxiszahlen an die Kaufinteressenten nicht übertrieben sei. Wenn man ein Kunstwerk kaufen würde, wäre ja auch alleine das Erscheinungsbild und der Name des Künstlers entscheidend.

Das sind die Momente in Seminaren in denen man kurz inne halten muss. Was steckt wohl hinter dieser Frage?

Vielleicht fand der Fragesteller sein Unternehmen einfach so klasse, dass es für Ihn an Blasphemie grenzte, dass jemand überhaupt noch irgendwas prüfen möchte, bevor er eine schlappe halbe Millionen Euro auf den Tisch legt.

Oder spielte vielleicht Scham eine Rolle? Die Praxis sieht vielleicht optisch toll aus, aber was unterm Strich heraus kommt, ist möglicherweise zu mager für eine Präsentation.

Vielleicht hat aber dieser Praxisabgeber auch nie den Sinn seiner eigenen Auswertungen verstanden und er hielt dieses ganze „Zahlen-Gedöns“ für überflüssig.

Ich habe übrigens diplomatisch geantwortet. Ich erklärte ihm, dass ein Praxiserkäufer nur bereit sein wird, einen gewissen Preis für die Praxis zu zahlen, wenn sich daraus wirtschaftliche Vorteile gegenüber seiner bisherigen Situation ergeben.

Finanzämter

Auch die Finanzämter wollen schon mal eine BWA von Ihnen sehen. Stellen Sie sich vor, Ihre Einkommensteuervorauszahlungen sind viel zu hoch bemessen, weil das Finanzamt von einem zu hohen Gewinn ausgeht.

Stellt man dann einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlung, muss unter Umständen eine BWA als Nachweis vorgelegt werden.

Braucht der Unternehmer eine BWA?

Also gut, einige Menschen in Ihrem Umfeld müssen also mit einer BWA arbeiten.

Aber was ist mit Ihnen? Brauchen Sie Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung?

Ich sag mal so:

Je größer das Unternehmen, desto sinnvoller die BWA

Ein Gutachter, der als Betriebsausgaben ein bisschen Bürobedarf und ein Auto absetzen kann, braucht – offen gesagt – nicht wirklich für sich eine BWA.

Sein „Controlling“ ist der Kontostand, ergänzt vielleicht um eine Steuerplanung, damit der Gutachter weiß, was er auf sein Steuerrücklagenkonto schaufeln muss.

Sind Sie aber Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens mit Produktion und 100 Mitarbeitern, dann verlieren Sie schnell den Überblick über Ihre betrieblichen Kosten.

Die BWA gibt Ihnen schnell Aufschluss über die Kosten des letzten Monats. Und aus den Kosten des letzten Monats lassen sich schnell die voraussichtlichen Kosten der nächsten Monate überschlagen.

Außerdem sehen Sie noch viel mehr …

Kennzahlen-Ermittlung über die BWA

  • Wieviel Umsatz muss ich eigentlich machen, um den Gewinn X zu erzielen?
  • Wie produktiv ist mein Personal?
  • Wieviel Umsatz erwirtschafte ich je 1 Euro Personalkosten?
  • Wie war es im Vorjahr?
  • Was hat sich in meinem Unternehmen in dem Jahr verändert?

Dies ist nur ein Bruchteil der Fragen, die eine BWA beantworten kann oder dies sich aus einer BWA ergeben.

Sie liegen mit der Komplexität Ihres Unternehmens vielleicht irgendwo zwischen den oben aufgeführten Beispielen.

Ich behaupte ganz einfach mal, dass Sie mir auf Anhieb nicht aus dem Kopf Ihre Personalkosten des letzten Monats nennen können. Habe ich Recht?

Wenn Sie diese Frage sich ehrlich mit „Ja“ beantworten können, dann hilft der Blick in die BWA.

Branchenvergleiche

Jetzt kennen Sie nach einem Blick in Ihre BWA vielleicht Ihren Umsatz und Ihren Gewinn. Aber ist das Verhältnis zwischen Umsatz und Gewinn gut beziehungsweise besser oder schlechter als bei den Kollegen?

Diese Frage lassen sich mit Branchenvergleichen beantworten. Sie werden darin mit Unternehmen der gleichen Fachrichtung und Größe verglichen.

Wieviel geben die Kollegen für ihr Personal aus? Wie hoch sind die Materialkosten der Konkurrenz? Gibt es Abweichungen? Woran könnte das liegen?

Kaufe ich vielleicht zu teuer ein? Habe ich zu viel Personal? Oder mache ich vielleicht mit dem vorhandenen Team einfach zu wenig Umsatz?

Dies sind aus meiner Sicht die ganz spannenden Fragen, die sich aus den Branchenvergleichen ergeben. Und Grundlage hierfür ist eben die BWA.

Planzahlen

Auch diese benötigt nicht jeder. Aber viele unserer Mandanten freuen sich, wenn wir nach einer Berechnung des Mindestumsatzes und der voraussichtlichen Kosten für das nächste Jahr die BWA um eine Plan-BWA ergänzen.

Anstatt dann die Zahlen des aktuellen Jahres mit dem Vorjahr zu vergleichen werden ergänzend die Ist-Zahlen den Planzahlen gegenüber gestellt.

Habe ich meinen Mindestumsatz erreicht?

Wenn nein, muss ich irgendwo sparen. Habe ich den Mindestumsatz übertroffen, gönne ich mir etwas oder lege etwas für die Altersvorsorge beiseite.

Umsatz- und Gewinnschwankungen

Was bedeutet es eigentlich für Ihr Nettoeinkommen, wenn Sie zum Beispiel einen Rückgang Ihres Umsatzes in Höhe von 10 Prozent aus Ihrer BWA erkennen? Bei gleichen Kosten.

Unsere oben vorgestellte BWA sähe dann nach einem Umsatzrückgang so aus:

Veränderung der Einnahmen um ./.10%

Betriebseinnahmen +360.000 EUR
Betriebsausgaben -200.000 EUR
Gewinn = =160.000 EUR

+ Abschreibungen +20.000 EUR
./. Investitionen -30.000 EUR
./. Darlehenstilgungen -30.000 EUR
=Liquidität des Unternehmens 120.000 EUR

./. private Steuern (ca.) -45.000 EUR
./. private Versicherungen -25.000 EUR
./. private Darlehen -10.000 EUR
./. Eigenheim -15.000 EUR

verbleiben zum Leben = 25.000 EUR

Merke: Geringe Umsatzeinbrüche können zu dramatischen Veränderungen des Nettoeinkommens führen.

Das bedeutet: Ein Umsatzrückgang um 10 Prozent verringert in unserem Beispiel das verfügbare Einkommen um 50 Prozent, hier auf 25.000 Euro.

Umsatzrückgänge in der BWA sollten also auf jeden Fall Ernst genommen werden.

Zumal der Unternehmer im Beispielsfall – trotz Umsatzrückgangs – nach wie vor 50.000 Euro privat ausgeben wird. Zu Lasten des betrieblichen Kontokorrentkontos.

Kümmert den Unternehmer die Fehlentwicklung seiner Umsätze zwei Jahre lang nicht, hat sich sein Kontostand dann um 50.000 Euro zuzüglich der hohen Zinsen auf den evtl. überzogenen Kontokorrentkredit verschlechtert.

Bald gibt es einen – noch – freundlichen Anruf der Hausbank mit der Bitte, die Überziehung des Kontos wieder auszugleichen.

Um das zu schaffen, müssen zwei Jahre mehr Umsätze erarbeitet werden, und zwar jeweils 440.000 Euro (wegen der Steuerprogression müssten es eigentlich noch mehr sein). Bezogen auf den aktuellen Ausgangsumsatz von 360.000 Euro entspricht das einer Umsatzsteigerung von 22 Prozent!

Halten wir fest: Aus einer auf die Art des Unternehmens abgestimmten BWA sind Fehlentwicklungen bereits frühzeitig zu erkennen und es müssen nicht erst zwei Jahre oder mehr vergehen, bis Konsequenzen gezogen werden können.

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