Personalkosten: Wie teuer sind Mitarbeiter wirklich?

Vor Jahren habe ich eine kleine Mauer bei uns im Garten errichten lassen.

Der Maurermeister schickte mir zwei Burschen aus Osteuropa mit ziemlich dicken Armen.

Für die beiden Jungs wollte er damals einen Stundenlohn von rund 50 Euro plus Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Das erschien mir für zwei aus einem Niedriglohnland importierte Kleiderschränke als relativ hoch gegriffen.

Doch war es das?

Was musste der Maurermeister bei der Kalkulation seiner Personalkosten alles im Hinterkopf haben?

Wie man eine solche Berechnung anstellt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was kostet der eigene Mitarbeiter?

Auch Sie haben sich diese Frage bestimmt schon häufig gestellt.

Soll man Teile seiner Tätigkeiten in der Praxis vielleicht auf selbständige Firmen ausgliedern? Engagiert man eine Büroservicefirma oder eine freiberufliche Abrechnungsfee? Oder ist es doch günstiger, auf eigenes Personal zu setzen?

Nehmen wir als Beispiel einen Zahnarzt, der darüber nachdenkt, das Prophylaxe-Angebot in seiner Praxis auszuweiten.

Dafür braucht er Personal. Und das kostet …wie viel eigentlich?

Arbeitgeberbrutto: Die Kalkulation der Personalkosten

Unser Zahnarzt hat eine Stellenanzeige aufgegeben, auf die sich Frau Müller bewirbt. Frau Müller soll zukünftig die professionelle Zahnreinigung der Patienten übernehmen.

Dafür möchte sie ein Jahresgehalt in Höhe von 30.000 Euro verdienen.

Was kostet Frau Müller den Zahnarzt nun pro Stunde?

Den Stundenlohn berechnen

Nähern wir uns dem Stundenlohn über den Umweg Wochenlohn: 52 Wochen hat das Jahr.

Teilen wir im ersten Schritt das Jahresgehalt von 30.000 Euro durch die 52 Kalenderwochen, ergibt sich ein Wochenlohn in Höhe von ca. 580 Euro.

Bei 40 Stunden pro Woche kämen wir auf 14,50 Euro pro Stunde.

Klingt günstig.

Also kann der Zahnarzt eine Stunde professionelle Zahnreinigung demnächst für – sagen wir – 30 Euro anbieten und macht dabei immer noch einen ordentlichen Schnitt, oder?

Auf den ersten Blick vielleicht. Wenn da nicht noch ein wichtiger Kostenfaktor wäre …

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung

Für eine Arbeitnehmerin mit einem Bruttogehalt in Höhe von 2.500 Euro monatlich muss der Arbeitgeber noch einmal rund 20 Prozent Sozialabgaben abführen. Sprich: Rente, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung.

Das Gehalt und der Stundensatz verteuern sich somit um ca. 20 Prozent.

Damit wären wir also nicht mehr bei 14,50 Euro brutto pro Stunde, sondern schon bei 17,40 Euro.

Leider sind wir an dieser Stelle immer noch nicht fertig. Wäre sonst ja auch ein sehr kurzer Blogartikel …

Den Urlaub nicht vergessen

Am Anfang haben wir das Jahresgehalt auf ein Wochengehalt herunter gerechnet. Allerdings haben wir mit 52 Wochen gerechnet. Arbeitet ein Arbeitnehmer tatsächlich 52 Wochen?

Schön wär’s. Also aus Arbeitgebersicht …

Dummerweise hat der Gesetzgeber 1963 das Bundesurlaubsgesetz erlassen. Nach Abzug der Urlaubswochen sind wir daher nicht mehr bei 52 Wochen, sondern vielleicht noch bei 47.

Die Feiertage abziehen

Aber nicht nur Urlaub, sondern auch Feiertage gilt es zu bedenken. In Summe fehlt jeder Arbeitnehmer dadurch weitere zwei Wochen.

Macht insgesamt also schon 7 Wochen Freizeit. Damit verbleiben noch 45 Wochen zum Arbeiten.

Krankheitstage berücksichtigen

Hin und wieder sind Angestellte auch mal krank. Die Arbeitszeit von Frau Müller bei unserem Zahnarzt reduziert sich dadurch um – sagen wir – eine weitere Woche.

Was schon sehr optimistisch gerechnet ist, denn laut einer Statistik der Betriebskrankenkassen fallen Arbeitnehmer in Deutschland krankheitsbedingt durchschnittlich(!) zweieinhalb Wochen im Jahr aus.

Der Einfachheit rechnen wir also mit 44 Wochen, die die Arbeitnehmerin tatsächlich arbeitet.

Der Vollständigkeit halber soll nicht unterschlagen werden, dass das Gehalt für die Krankheitstage im Regelfall dem Arbeitgeber teilweise erstattet wird.

Dies gilt zumindest, wenn der Betrieb nicht mehr als 30 Mitarbeiter hat. Man kann zwischen verschiedenen Tarifen bei der Krankenversicherung wählen. 80 Prozent der Lohnkosten und mehr bekommt man – je nach Tarif – erstattet.

An die Fortbildung denken

Gute Arbeitgeber investieren in die Weiter- und Fortbildung ihrer Mitarbeiter. Dadurch entstehen natürlich weitere Fehlzeiten.

Es verbleiben rund 43 Wochen Arbeitszeit.

Zwischenergebnis

Noch einmal zur Erinnerung: 36.000 Euro kostet die Mitarbeiterin Müller den Zahnarzt in unserem Beispiel.

Diese 36.000 Euro verteilen sich auf 43 Arbeitswochen.

[box-grau]Bei einer 40-Stunden-Woche sind wir jetzt schon bei Kosten in Höhe von 20,90 Euro:

36.000 EUR (inklusive Arbeitgeberanteil) / 43 Wochen / 40 Stunden = 20,90 Euro (brutto).[/box-grau]

Haben wir dabei wirklich alles berücksichtigt?

Nein, denn wir sollte eines nicht vergessen …

Unproduktive Zeiten

Nach unserer oben dargestellten Formel arbeitet die neue Angestellte 43 Wochen x 40 Stunden = 1.720 Stunden in der Praxis.

Aber arbeitet sie tatsächlich 1.720 Stunden?

Nur wenn sie halb Mensch, halb Maschine wäre. Ein Cyborg. Vielleicht ein Zukunftsmodell – der Digitalisierung sei Dank.

Solange wir auf die Cyborgs warten, muss allerdings berücksichtigt werden, dass Menschen niemals zu 100 Prozent produktiv sind.

Denn die Mitarbeiter trinken auch mal eine Tasse Kaffee. Der muss dann auch wieder weggebracht werden.

Dann finden vielleicht tägliche Teamsitzungen statt. In diesen Teamsitzungen sind die Mitarbeiter zwar auch irgendwie produktiv. Aber nicht in dem Sinne, dass sie Umsatz generieren könnten.

Dazu kommen die üblichen Schwätzchen mit Kollegen, Patienten oder dem Chef und vermutlich diverse andere Tätigkeiten, an denen kein Umsatz gemacht werden kann.

Umziehen, Rüstzeiten, Leerlaufzeiten wegen abgesagter Patiententermine, und so weiter und so fort.

Leicht kommen so weitere 30 Prozent an „Zeitverlust“ zusammen.

[box-grau]Wir kommen somit nicht auf 1.720 produktive Stunden, sondern netto nur auf rund 1.200 Stunden.[/box-grau]

Berechnung des „echten“ Stundenlohns

Kalkulieren wir den Stundenlohn noch einmal unter Berücksichtigung der unproduktiven Zeiten:

36.000 Euro Bruttolohn / 1.200 Stunden = 30 Euro/h.

Mitarbeiter sind teurer als man denkt, oder?

Schnell sind wir bei Stundenlöhnen von 20 bis 40 Euro.

Wenn Sie also eine virtuelle Büroassistentin im Internet buchen wollen, die Ihnen verschiedene Bürorarbeiten abnimmt und dafür 10 Euro pro Stunde haben will, ist das – verglichen mit Ihren eigenen Personalkosten – ein wahres Schnäppchen.

Preise realistisch kalkulieren

Was machen wir denn jetzt mit der Stunde Zahnreinigung? Was soll diese nun kosten?

Mit 30 Euro springen wir – wie bereits gesehen – deutlich zu kurz, denn sie müssen ja auch noch die übrigen Praxiskosten (anteilig) decken können.

Das Prophylaxezimmer kostet schließlich Geld. Die Einrichtung des Zimmers inklusive neuer Behandlungseinheit hat vielleicht 80.000 Euro gekostet.

Nach acht Jahren müsste mal ein neues Zimmer her. Der Wertverlust von 10.000 Euro pro Jahr muss ebenfalls verdient werden.

Aber auch in der Verwaltung fallen Kosten für das erweiterte Prophylaxeangebot an. Mehr Personalkosten im Bereich Abrechnung und Empfang.

Dazu höhere Versicherungsbeiträge, mehr Praxismiete, höhere Materialkosten, neue Zinsen, Fortbildungskosten, mehr Steuerberaterkosten (was nicht schlecht sein muss …also für den Steuerberater) etc.

Preiskalkulation inklusive Kosten

Angenommen, unser Beispiel-Zahnarzt kommt auf 14.000 Euro zusätzliche Kosten pro Jahr.

Dann verursacht das zusätzliche Prophylaxeangebot demnach:

36.000 Euro Personalkosten + 10.000 Euro Verschleiß Equipment + 14.000 Euro Material und sonstige Kosten = 60.000 Euro Gesamtkosten.

Diese Kosten müssen in 1.200 Mitarbeiterstunden wieder hereingeholt werden.

Damit landen wir bei 50 Euro Kosten pro Stunde.

Aber: der Zahnarzt hat bis hierhin an der Erweiterung seines Leistungsspektrums noch keinen Cent verdient.

Wir dürfen also auch …

Den Gewinn nicht vergessen

Unternehmer müssen Gewinn machen. Sonst können Sie ihre Brötchen nicht bezahlen.

In unserem o.g. Beispiel würde der Zahnarzt erst oberhalb von 50 Euro Honorar für eine Stunde Zahnreinigung in die Gewinnzone gelangen.

Unternehmerisches Risiko und die geleistete Arbeit sollten angemessen entlohnt werden.

Bei einem Zielgewinn von 40 Prozent kommen wir auf einen Mindestsatz (inklusive des Gewinns) für eine Stunde Zahnreinigung in Höhe von ca. 85 Euro.

Das gilt natürlich nur für unseren Beispielsfall. Im Rahmen einer Mischkalkulation könnte das Angebot aus strategischen Gründen auch bei einer niedrigeren Marge Sinn ergeben.

Arbeitgeberbrutto und Personalkosten – Das Fazit

Mitarbeiter sind teurer als man auf Anhieb meint. Wenn Angestellte einen höheren Umsatz für das Unternehmen erwirtschaften sollen, dann müssen neben den Personalkosten auch die übrigen Kosten und idealerweise ein Gewinn erwirtschaftet werden.

Schnell kommen so relativ hohe Beträge zusammen.

Wenn Sie Hilfe bei der Kalkulation Ihrer Personalkosten benötigen, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne!