Sie erstellen eine Überschussrechnung (die meisten Ärzte/Zahnärzte)?

Bei der nachfolgenden Übersicht handelt es sich nicht um eine abschließende Aufzählung der steuerlich zu beachtenden Vorschriften; wir haben diejenigen „herausgepickt“, die am häufigsten „Schwierigkeiten“ machen.

 

I. Bekannte Regelungen mit Grenzwerten:

Bewirtungen von Geschäftspartnern:

Seit 2004 wurde der abziehbare Teil der Bewirtungsaufwendungen von bisher 80% auf 70% abgesenkt.

Zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung müssen von Ihnen folgende Aufzeichnungen erbracht werden:

  • vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • konkreter Anlass; dem Finanzamt genügt keineswegs „Arbeitsessen“
  • Namen der Teilnehmer; auch Ihr Name als Bewirtender sollte nicht fehlen

 

Bitte beachten Sie, dass Speisen und Getränke einzeln spezifiziert und nur auf maschinell (nicht handschriftlich) erstellten Rechnungen aufgeführt sind. Die Rechnungen müssen den o.g. Anforderungen (s. Belege bis 150 EUR) genügen.

 

Geschenke an Geschäftspartner:

Ab dem 1.1.2004 beträgt die Grenze nur noch 35 EUR (vormals 40 EUR) pro Geschäftspartner und Wirtschaftsjahr.

Bei dem genannten Betrag von 35 EUR handelt es sich um eine Freigrenze. Das bedeutet, dass ab einem Wert von 35,01 EUR der gesamte Betrag nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig ist.

Bei der Frage, ob es sich hierbei um einen Netto- oder Bruttobetrag handelt, ist zunächst von zwei unterschiedlichen Tatbeständen auszugehen:

  • Für Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die obige Grenze als Nettobetrag anzusehen.
    Beispiel: Der Rechnungsbetrag beläuft sich auf insgesamt 41,65 EUR incl. 19% Umsatzsteuer. Die Freigrenze ist somit nicht überschritten.
  • Für Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die o.g. Grenze als Bruttobetrag – also incl. Umsatzsteuer – anzusehen.

 

Waren- und Benzingutscheine an Mitarbeiter:

Sachbezüge (insbesondere Gutscheine), die man seinen Arbeitnehmern kostenlos oder verbilligt überlässt, können seit dem 1.1.2004 nur noch bis zu einem Betrag in Höhe von monatlich 44 EUR (bisher 50 EUR) lohnsteuerfrei belassen werden.

Die Gutscheine selbst dürfen betragsmäßig nicht begrenzt werden; vielmehr ist in dem Gutschein die zu erwerbende Ware selbst genau zu bezeichnen (Eine Gutscheinbezeichnung mit dem Wortlaut „Super-Benzin im Wert von 44 EUR“ wäre unzulässig, die Bezeichnung „Gutschein über 20 l Super-Benzin“ hingegen zulässig).

 

II. Nur zur Erinnerung:

Kontoauszüge:

Legen Sie bitte die Belege hinter die einzelnen Kontoauszüge. Fangen Sie mit dem ersten Kontoauszug samt Belegen an, dann können Sie die neueren Auszüge mit den dazugehörigen Belegen darüber ablegen.

Kassenaufzeichnungen:

Kassenaufzeichnungen sind vollständig, chronologisch und zeitnah zu führen. Die Belege heften Sie bitte hinter die Kassenbuchseite. Bitte beachten Sie, dass sich an keinem Tag ein negativer Kassenbestand (Minusbestand) errechnet. Die Inhaber einer Arztpraxis müssen auch die vereinnahmten Praxisgebühren in das Kassenbuch eintragen.

Daueraufträge/Lastschriften:

Wenn erstmals für einen neu abgeschlossenen Vertrag Lastschriften bei Ihnen abgebucht werden oder Dauerauftragszahlungen erfolgen, wäre es eine große Hilfe für uns, wenn wir den zugrunde liegenden Vertrag in Kopie hätten.´

Privatausgaben:

Insbesondere bei Einkäufen in Großhandelsmärkten, wie z.B. Metro, Handelshof und Fegro, sollten Sie diejenigen Artikel bitte mit einem „P“ kennzeichnen, die für den privaten Gebrauch bestimmt sind. Oder Sie trennen direkt beim Einkauf Privat- von Betriebsausgaben durch zwei getrennte Rechnungen.

Fachliteratur:

Der Name des Autors und der Titel des Buches müssen in der Rechnung enthalten sein.

Geringwertige Wirtschaftsgüter:

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind solche Gegenstände, die (ohne Umsatzsteuer) 60 EUR bis 410 EUR kosten.

Geräte oder Einrichtungsgegenstände, die selbständig nutzbar sind und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten sich auf mindestens 150,01 EUR und höchstens 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) belaufen, werden auf einem Sammelkonto zusammengefasst. Dieser Sammelposten wird dann mit jährlich 20% abgeschrieben. Beide „Arten“ dieser geringwertigen Wirtschaftsgüter müssen buchhalterisch auf gesonderten Konten erfasst werden. Hierzu ist es notwendig, dass Sie uns bei den Rechnungen z.B. durch Textmarker kennzeichnen, welche der Positionen auf der Rechnung eine wirtschaftliche Einheit bilden (z. B. bei IKEA Rechnungen). Regale, Schreibtische können aus verschiedenen Elementen bestehen, die für uns nicht eindeutig erkennbar sind; hier ist also Ihre Mithilfe angesagt.

Umsatzsteuerpflichtiger Bereich (Eigenlabor, Kontaktlinsen o.ä.):

Wenn Sie teilweise umsatzsteuerfreie und teilweise umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringen:
Rechnungen/Einkäufe, die für den umsatzsteuerpflichtigen Bereich bestimmt sind und zum Vorsteuerabzug berechtigen, bitte mit „L“ oder „Labor“ oder einem entsprechenden Vermerk versehen.

Geschenke an Mitarbeiter:

Geschenke an Mitarbeiter sind grundsätzlich als Betriebsausgabe abziehbar. Wichtig ist aber, dass solche Präsente nur bis zu 60 EUR (incl. Umsatzsteuer) pro Anlass (Geburtstag, Verlobung, Einschulung des Kindes) nicht der Lohnsteuer unterliegen.

 

III. Rechnungslegung und die Regelungen bei der Umsatzsteuer

Belege über 150 EUR:

Nach der neuen sog. „Rechnungsrichtlinie“ müssen seit 2004 folgende Angaben in einer Rechnung enthalten sein:

  • vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung

 

Wenn das Liefer- bzw. Leistungsdatum vom Rechnungsdatum abweicht, muss in der Rechnung das Datum angegeben werden, wann die Leistung oder Lieferung erbracht wurde. Es reicht aus, wenn der Kalendermonat angegeben wird, in welchem die Leistung ausgeführt wird. So könnte man z.B. unter die Rechnung schreiben: „Vorstehende Leistungen wurden im März 2004 erbracht“. Andernfalls ist es ausreichend, wenn angegeben wird: „Das Liefer- bzw. Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

  • Angabe von Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

 

Der Rechnungsbetrag soll wie folgt aufgeschlüsselt werden:

Entgelt (Betrag ohne Umsatzsteuer), Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag.

Weiterhin soll in der Rechnung ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Dabei reicht es aus, wenn eine Angabe in „umgangssprachlicher Form“ vorgenommen wird, also z.B. „steuerfreie Vermietung“ oder „steuerfreie Tätigkeit als Arzt“.

Sie sollten nicht nur darauf achten, dass Ihre Rechnungen den genannten Formvorschriften entsprechen. Mindestens ebenso wichtig ist, dass Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten, Servicebetriebe o.ä. überprüfen, ob sie diesen Vorschriften genügen. Aus den Rechnungen sollte auch erkennbar sein, was gekauft wurde. Abkürzungen und/oder nur Artikelnummern können ohne Ihre Angaben nicht buchhalterisch zugeordnet werden (z.B. bei Bauhausquittungen, Saturn o.ä.).

Belege bis 150 EUR:

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 EUR nicht übersteigt. Diese Rechnungen brauchen „nur“ folgende Angaben zu enthalten:

  • vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Menge und Art der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Ausstellungsdatum
  • Entgelt, darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz oder im Falle der Steuerbefreiung Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.

 

Rechnungen auf Thermopapier:

Viele Rechnungen erhält man auf Thermopapier. Entweder die Rechnung ist per Fax auf einem Gerät mit Thermopapier eingegangen oder der Rechnungssausteller hat sie auf entsprechendem Papier erstellt. Viele Tankstellen machen dies beispielsweise. Solche Rechnungen müssen Sie auf Normalpapier kopieren und damit „konservieren“. Die „Thermo“- Rechnung müssen Sie auch aufbewahren, weil es der Originalbeleg ist. Wenn Sie dies nicht tun und der Originalbeleg nicht mehr lesbar ist, erhalten Sie keinen Vorsteuerabzug.

Telefax-Rechnungen/E-Mail-Rechnungen:

Faxrechnungen werden umsatzsteuerlich nur akzeptiert, wenn sie von Standard-Telefax zu Standard-Telefax übermittelt wurden. Sie müssen sicherstellen, dass die Rechnung von einem Standard-Telefaxgerät kommt und nicht z.B. von einem Computer. Selbst wenn Sie sicherstellen können, dass der Rechnungsaussteller ein solches Standard-Telefax benutzt hat, so müssen Sie weiterhin sicherstellen, dass er auch einen Ausdruck der Rechnung (auf Normalpapier!) aufbewahrt. Rechnungen per E-Mail (z.B. Hard- oder Softwarekauf, Bücherkauf über Internet) werden nur anerkannt, wenn sie über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Bitte sprechen Sie uns umgehend an, wenn hierzu noch Fragen bestehen. Wir können dann die Vorgehensweise in Ihrem speziellen Fall besprechen.

Gutachten für die Sachverständigentätigkeit eines Arztes/Zahnarztes:

Sie hatten bisher keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze:

Ergeben sich im ersten Jahr Einnahmen aus diesen Gutachten von voraussichtlich mehr als 50.000 EUR, so sind diese zuzüglich 19% Umsatzsteuer zu berechnen. Übersteigen die Einnahmen in einem Jahr den Betrag von 17.500 EUR, ist die Umsatzsteuer ab dem Folgejahr zu berechnen. Bitte kennzeichnen Sie die Beträge auf dem Kontoauszug und fügen Sie die dazugehörigen Rechnungen bei.

Sie hatten bisher schon umsatzsteuerpflichtige Umsätze:

Sofern Sie andere umsatzsteuerpflichtige Einnahmen haben (Kontaktlinsen, Zahnprothetik), die bisher wegen der Höhe der Einnahmen (weniger als 17.500 EUR p.a.) nicht umsatzsteuerpflichtig waren, nun aber mit den Gutachteneinnahmen die Grenze von 17.500 EUR überschreiten, so werden Sie insgesamt mit diesen Einnahmen ab dem nächsten Jahr umsatzsteuerpflichtig. Überschreiten Sie im laufenden Jahr mit diesen Einnahmen voraussichtlich die Umsatzgrenze von 50.000 EUR, müssen Sie bereits im laufenden Jahr die Umsatzsteuer auf Ihre umsatzsteuerpflichtigen Leistungen berechnen. Bitte sprechen Sie uns umgehend an, wenn hierzu noch Fragen bestehen. Wir können dann die Vorgehensweise in Ihrem speziellen Fall besprechen.