Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – Achtung: Betriebsprüfung!

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – ein Thema, das mir schlechte Laune macht.

Das könnte Ihnen nach Lesen dieses Artikels nicht anders gehen.

Aber bitte köpfen Sie nicht den Überbringer der schlechten Nachrichten. Denn ich habe diese Regelungen nicht gemacht.

Wenn Sie wissen wollen, wie sich der Ablauf von Betriebsprüfungen – unter dem Stichwort GoBD – in den letzen Jahren verändert hat und was das für Ihr Unternehmen bedeuten kann, lesen Sie diesen Artikel.

GoBD oder: Von Abkürzungen wird mir übel

Man wird das Gefühl nicht los, dass es nichts Gutes zu bedeuten hat, wenn mal wieder eine neue Abkürzung von höchster Stelle um die Ecke kommt.

Zuletzt kostete beispielsweise die „ DSGVO“ in Europa Unternehmen wie Verbrauchern ordentlich Nerven. Dabei ging es um den Datenschutz.

Nicht weniger kompliziert sind die Regeln der „GoBD“.

Ausgeschrieben bedeutet GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Ah ja.

Kurz gesagt geht es um Vorschriften rund um Ihre Buchhaltung und die EDV in Ihrem Unternehmen .

Wer hat diese GoBD-Vorschriften gemacht?

Es waren jedenfalls keine Unternehmerverbände, Standesorganisationen oder die IHK (wieder eine Abkürzung …).

Nein, es war die Finanzverwaltung, die sich Ende 2014 bemüßigt fühlte, die selbst aufgestellten Regeln zum Thema Buchhaltung in einer Anweisung an alle Finanzämter neu zu strukturieren und an den neuesten Stand der Technik anzupassen (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14.11.2014).

2015 konnten wir noch nicht absehen, was sich hieraus entwickeln würde. Unsere Empfehlung damals lautete: Ruhe bewahren.

Inzwischen haben wir einige Erfahrungen sammeln können und festgestellt, dass sich doch einiges bei den Betriebsprüfungen durch die Finanzämter geändert hat.

Das Bundesministerium der Finanzen informiert

Auf vielen kleingedruckten Seiten lässt sich das Bundesministerium in oben genannten Schreiben darüber aus, wie eine ordnungsmäßige Buchführung auszuzusehen hat. Angeblich sollten in dem Schreiben nur die ohnehin schon bestehenden Regeln zusammengefasst werden.

Tatsächlich jedoch wurden hohe, neue Hürden für eine – aus Sicht der Finanzverwaltung einwandfreie – Buchführung geschaffen.

Diese Anforderungen sind in kleinen und mittleren Unternehmen nicht ohne Mehrarbeit für den Unternehmer umzusetzen.

Sinnvoll wäre es nach unserer Auffassung gewesen, einige Anforderungen erst ab einer entsprechenden Unternehmensgröße zu verlangen.

Tatsächlich will die Finanzverwaltung jedoch, dass alle Unternehmer – somit auch der Arzt und der Kioskbetreiber –  diese Regeln einhalten.

Wann verliert die Buchführung ihre Beweiskraft?

Die erstellte Buchführung stellt zuerst einmal den Beweis für einen zutreffend ermittelten Gewinn dar.

Betriebsprüfer versuchen gerne – und da kann ich aus eigener Erfahrung berichten – diesen Beweis zu erschüttern. Gelingt dies, ist der Prüfer – gedeckt durch Finanzgerichtsrechtsprechung – berechtigt, Sicherheitszuschläge oder Gewinnschätzungen vorzunehmen.

Unter uns Betriebsprüfern hieß es damals immer: „Erst die Buchführung sturmreif schießen und dann hat man freie Fahrt.“

Die Buchführung verliert ihre Beweiskraft ,wenn sie Fehler enthält

Aber nicht jeder Fehler führt automatisch zu einem Verlust der Beweiskraft. Man unterscheidet so genannte „formelle“ und „materielle“ Fehler in der Buchführung.

Materiell falsch ist die Buchführung, wenn der Prüfer nachweisen kann, dass zum Beispiel Einnahmen fehlen oder Betriebsausgaben falsch verbucht wurden. Auch rechnerisch „negative Kassenbestände“ stellen ein Problem dar.

[box-blau]Beispiel:
Kassenbestand lt. Kassenbuch am 01.01. 100,00 €
Bezahlung Betriebsausgaben am 02.01. ./. 200,00 €
Kassenbestand rechnerisch ./. -100,00 € [/box-blau]

Wo kommen die fehlenden 100 € her?

Die Buchführung kann also nicht richtig sein. Solche materiellen Mängel rechtfertigen schnell eine Hinzuschätzung durch das Finanzamt.

Schwieriger für den Prüfer wird es, wenn er nur so genannte formelle Mängel findet (die Kasse wird nicht täglich geführt, der ein oder andere Beleg fehlt, eine Rechnungsnummer fehlt, usw.)

Kommen aber in einem Fall viele formelle Fehler zusammen, kann auch dies eine Hinzuschätzung rechtfertigen. In dem BMF-Schreiben findet man nun eine Vielzahl von notwendigen, ziemlich kleinlichen, formellen Anforderungen.

Ein Schelm wer Böses dabei denkt

Irgendwann kommt der erste Betriebsprüfer um die Ecke und wird versuchen, aufgrund von formellen Mängeln auch in einer Arztpraxis Hinzuschätzungen zum Gewinn vorzunehmen.

Schätzungen eines Prüfers muss man natürlich nicht einfach so hinnehmen. Man darf sich gegen die Feststellungen eines Prüfers mit Einspruch und Klage vor einem Finanzgericht wehren.

Will man Diskussionen mit dem Prüfer oder dem späteren Rechtsstreit sicher aus dem Weg gehen, dann müssen Ihre Buchhaltung oder Ihre Belege nach den Regeln der Finanzämter organisiert sein.

Die Finanzverwaltung spricht in ihrem Schreiben immer von „Belegen“ …

Was ist eigentlich ein Beleg?

Viele Unternehmer kennen dieses oberste Buchhaltungsgesetz:

Keine Buchung ohne Beleg!

Es gibt Fremd- und Eigenbelege:

Fremdbelege entstehen außerhalb Ihres Unternehmens.

Der klassische Fremdbeleg ist eine erhaltene Rechnung über eine Materiallieferung oder eine Dienstleistung.

Aber auch andere Dokumente wie …

• Aufträge, Auftragsbestätigungen,
• Bescheide über Steuern oder Gebühren,
• betriebliche Kontoauszüge,
• Gutschriften,
• Lieferscheine,
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
• Barquittungen,
• Verträge oder Zahlungsbelege

…sind Belege.

Nur soweit kein Fremdbeleg vorgelegt werden kann, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

Typische Eigenbelege sind zum Beispiel die von ihnen selbst geschriebenen Ausgangsrechnungen.

Jetzt gut festhalten …

Die Verfahrensdokumentation

Beim Einsatz von Computern erkennt das Finanzamt einen Beleg als formell richtig an, wenn Sie eine Betriebsanleitung anfertigen, in welcher Sie erläutern, wie in Ihrem Unternehmen die Rechnungen eigentlich genau erstellt werden.

Das Finanzamt nennt diese Anleitung „Verfahrensdokumentation“.

Wer macht die Eingaben? Wie werden die Rechnungen versendet? Wie und wo werden die Rechnungen elektronisch abgelegt usw.

Diese eigene Anleitung muss dann natürlich auch befolgt werden. Und darüber hinaus sollen Sie dann auch noch Kontrollen durchführen, inwieweit die Anleitung auch von Ihren Mitarbeitern befolgt wurde.

Es versteht sich von selbst, dass Sie diese Kontrollen auch dokumentieren müssen. Und die Dokumentation ist dann natürlich wieder aufbewahrungspflichtig.

Damit aber noch nicht genug der Regeln!

Sicherung und Unveränderbarkeit der Belege

Ihre Unterlagen dürfen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

[box-grau]Sprich: das Führen eines „Excel-Kassenbuches“, oder die Speicherung von in Word geschriebenen Rechnungen allein im Doc-Format reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht aus! Auch ein Ausdruck alleine ist unzureichend. [/box-grau]

Belege müssen zeitnah sortiert werden

Es soll ihn ja noch geben. Den Schreibtisch-Schuhkarton. Einmal im Monat werden alle Papiere dort hinein geworfen, die sich auf dem Schreibtisch angesammelt haben.

Dann geht der Karton – so wie er ist – zum Steuerberater. Zur Freude des dort sitzenden Buchhalters.

Und das habe ich mir jetzt nicht ausgedacht: Die Finanzämter sehen in diesem Schuhkarton-Modell bereits einen Mangel in Ihrer Buchhaltung!

Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie – möglichst schnell nach Erhalt eines Beleges, diesen dahin sortieren wo er auch hingehört.

Beispielsweise zum Kassenbuch oder in den Pendelordner für den Steuerberater oder aber als Scan und Speicherung in unserer DATEV-Plattform „Unternehmen-Online“.

Kassenbelege

Kassenvorgänge müssen ohnehin täglich im Kassenbuch erfasst werden. Dabei muss der Grundsatz der Unveränderbarkeit beachtet werden. Keine Kasse über Excel also.

Analoge Belege (Papierbelege)

Meist fällt die Mehrheit der Belege auch heute noch als Papierbeleg an. Wenn Sie diese innerhalb von zehn Tagen ordentlich zu Ihrer Buchhaltung sortieren, sind Sie aus Sicht des Finanzamt im sicheren Bereich.

In Unternehmen, die nicht in der Lage sind diese Frist einzuhalten, sind unmittelbar nach Eingang oder Entstehung des Beleges, spätestens aber innerhalb von zehn Tagen, so genannte „Sicherungsmaßnahmen“ zu ergreifen.

Hierfür bieten sich folgende Alternativen an:

Die Belege werden fortlaufend in einem Posteingang- oder Ausgangsbuch erfasst. Bei dieser Erfassung muss wieder die Unveränderbarkeit sichergestellt werden. Am besten löst man dies über ein Dokumenten-Managementsystem.

Oder es werden alle Rechnungen mit einer fortlaufenden und damit chronologisch vergebenen Nummer versehen.

Bei der Vergabe dieser Belegnummer können verschiedene Nummernkreise verwendet werden. Diese Nummer muss später in die Buchung unserer Kanzlei übernommen werden, damit die eindeutige Zuordnung gewährleistet ist.

Oh je … dann doch besser schnell alles innerhalb von zehn Tagen weg sortieren.

Ich persönlich würde mich für das frühzeitige Scannen der Papierbelege und Ablage in einem Archiv entscheiden. Dies bietet gleichzeitig die Chance vielleicht irgendwann einmal auf die lästige Aufbewahrung der Papierbelege zu verzichten.

Die über uns erhältliche DATEV-Plattform „Unternehmen-Online“ ist dafür das richtige Werkzeug.

Digitale Belege

Wie bei den Papierbelegen kommt es auch bei elektronischen Dokumenten nicht auf deren Bezeichnung, sondern auf den Inhalt an.

So kann auch eine E-Mail ein aufbewahrungspflichtiger Beleg sein.

Nicht nur Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, sondern alle Geschäftsbriefe, somit auch E-Mails über Bestellungen, Lieferscheine usw.!

Ausnahme:

[box-grau]Wird der Computer nur als „Schreibmaschine“ genutzt, d. h. Rechnungen, Briefe usw. werden mittels „Dokumentenvorlage“ erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt und die entstandene Datei mit dem nächsten Dokument überschrieben, liegen keine aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumente vor. [/box-grau]

Diese Ausnahme gilt nicht bei Speicherung der erstellten Daten! Wenn man also speichert, dann auch bitte richtig; meinen die Finanzbehörden.

Digitale Belege sind – wie die Papierbelege – unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen einen möglichen Verlust zu sichern.

Und auch hier gibt es natürlich Besonderheiten.

Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Belege

Digitale Belege sind zwingend in dem Format aufzubewahren, in dem sie entstanden oder eingegangen sind. Eine Aufbewahrung als Papierausdruck reicht nicht.

Eine Aufbewahrung in einem anderen Datenformat ist nur dann zulässig, wenn die Auswertbarkeit und die Konvertierung den Inhalt nicht verändert.

So darf eine E-Mail nicht als PDF-Datei aufbewahrt werden, da dabei die genannten Bedingungen in der Regel nicht erfüllt sind. Wird doch eine Umwandlung in eine PDF-Datei vorgenommen, müssen im Zweifel beide Varianten aufbewahrt werden.

Es dürfte sich auch verstehen, dass Belege immer lesbar sein müssen. Wenn Sie wütende Bemerkungen auf dem Bescheid der GEZ hinterlassen, sollten Sie das am besten dort machen wo Platz ist.

Wichtig ist jedenfalls, dass die digitalen Belege im gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sind bzw. lesbar gemacht werden können. Des Weiteren sind sie gegen eine mögliche Veränderung zu schützen.

Eine „einfache“ Speicherung von Dateien im Word- oder Excelformat reicht hier also auch wieder nicht.

Aufbewahrungspflichten bei Belegen

Belege dürfen natürlich nicht einfach „irgendwie“ aufgehoben werden. Auch hier gibt es klare Regeln:

Aufbewahrungsdauer

Zehn Jahre sind Ihre Buchungsbelege aufbewahrungspflichtig. Und dazu kommt, dass diese 10-Jahres-Frist erst mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem die letzte Buchung gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Faktisch wären wir dann im Regenfall bei 11 – 12 Jahren nach Erhalt einer Rechnung.

Es gibt aber auch Rechnungen, die Bedeutung für viele Jahre haben. Zum Beispiel Miet- oder Leasingverträge oder auch Rechnungen über Investitionen die über mehre Jahre abgeschrieben werden müssen.

Für solche Dokumente beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte (Abschreibungs-) Buchung gemacht wird – bei Gebäuden also nach 50 Jahren.

Die entsprechenden Belege sind daher zu kennzeichnen oder auszusondern, damit sie nicht vorzeitig vernichtet bzw. gelöscht werden. Wir fertigen in unseren Akten mit gelben Rückenschildern Kopien dieser Belege.

Mindestens 25 Jahre sollten diese Ordner aufgehoben werden …

Aufbewahrungsart

Belege müssen geordnet werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Ein theoretischer Dritter mit Buchhaltungskenntnissen (also der Betriebsprüfer) muss innerhalb einer angemessenen Zeit einen Beleg finden und zuordnen können.

Die klassische Sortierung in der Buchhaltung einer Arztpraxis (Rechnungen hinter den Kontoauszug) reicht aus.

Auch müssen die Belege natürlich immer lesbar sein. Problem gibt es insbesondere bei so genannten Thermobelege. Das sind die Schnipsel die aus den EC-Karten-Lesegeräten ausgedruckt werden.

Die Schrift auf diesen Schnipseln verblasst sehr schnell. Also am besten rechtzeitig eine Kopie machen und samt Original aufbewahren.

Aufbewahrungsort

Falls Sie glauben, Sie dürfen Ihre Buchhaltung auch in Ihrem Ferienhaus in den Niederlanden aufbewahren, muss ich Sie leider enttäuschen.

Laut Finanzamt ist dies (eigentlich) verboten. Sie müssten dafür schon einen schriftlichen Antrag an das Finanzamt stellen. In diesem Antrag ist der genaue Aufbewahrungsort anzugeben.

Werden elektronische Dokumente mittels einer „Cloud-Lösung“ aufbewahrt, sollte sich der Standort der Rechner in Deutschland befinden.

Wenn nicht – Sie ahnen es – muss man wieder einen Antrag stellen.

Natürlich muss auch bei der Wahl des Aufbewahrungsortes darauf geachtet werden, dass die Unterlagen ausreichend geschützt sind.

Hinsichtlich der digitalen Daten wäre Ihre Buchführung nicht ordnungsgemäß, wenn die Daten aufgrund nicht erfolgter Datensicherung nicht mehr vorhanden sind.

Eine alternative zu Cloud-Lösungen oder Dokumentenmanagementsystemen können spezielle Archiv-DVDs sein. Diese sind deutlich teurer als herkömmliche DVDs. Angeblich werden Daten hierauf für einhundert Jahre unveränderbar gespeichert …

Was will der Prüfer sehen?

Hier hat sich in den letzten Jahren doch einiges geändert. Reichten den Prüfern in der Vergangenheit noch alle geschriebenen und erhaltenen Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge, so schauen sich heute die Prüfer wesentlich mehr an.

Insbesondere wirft der Prüfer inzwischen standardmäßig Blicke in Ihre EDV. Er verlangt Datensätze aus Ihrem Warenwirtschaftssystem oder der Abrechnungssoftware.

Mit der Abkürzung GDPdU sollten Ihre Softwareanbieter etwas anzufangen wissen. Die Software sollte in der Lage sein, dem Prüfer Dateien zur Verfügung zu stellen, die er problemlos importieren kann.

Versteht sich von selbst, dass es Ihre Aufgabe ist, dem Prüfer alle steuerrelevanten Daten zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig darauf zu achten, dass Sie keine datenschutzrechtlichen oder berufsrechtlichen Fehler begehen.

Über Ihre Datensätze lässt der Prüfer dann seine Prüfprogramme laufen.

Was wird dann beispielsweise festgestellt? Rechnungsnummern wurden vielleicht doppelt vergeben oder zu vergebenen Rechnungsnummern fehlen Zahlungseingänge.

Vielleicht weil eine Rechnung von Ihnen storniert und neu geschrieben wurde. Die neue Rechnung haben Sie gedruckt und dem Steuerberater gegeben? Die stornierte Rechnung wurde vernichtet? Ist ein Problem….

Bei Rechnungsstornos also bitte unbedingt darauf achten, dass man Gründe für in der Buchführung fehlende Rechnungen auf jeden Fall noch nachvollziehen kann.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – Das Fazit

Alle in diesem Artikel genannten Grundsätze gelten grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe.

Ob die Betriebsprüfer der Finanzämter zukünftig nun wirklich nahezu jede Buchhaltung eines noch so kleinen Unternehmens in unserem Land beanstanden und vielleicht sogar Hinzuschätzungen vornehmen wollen, bleibt abzuwarten.

Überwiegend haben Betriebsprüfer nach unserer Erfahrung ein gutes Fingerspitzengefühl, was wirklich von Unternehmern gefordert werden kann und was nicht. Wir hoffen, dass sich hieran nichts ändert.

Hin und wieder wird es sicherlich jedoch Prüfer geben, die angebliche Mängel in der Buchführung als Drohkulisse verwenden, nach dem Motto:

„Ich könnte ja noch ganz anders und Sicherheitszuschläge dazu schätzen. Aber wenn wir uns bei dem anderen Punkt verständigen könnten …“

Wer sich bestmöglich gegen Mehrsteuern aus einer Betriebsprüfung wappnen möchte, muss versuchen, möglichst alle Punkte zu erfüllen.

Wir hoffen darauf, dass diese Flut von geforderten Formalitäten bald von den Finanzgerichten überprüft und zurückgewiesen wird.

Der Druck von Unternehmen und den Berufsverbänden der steuerberatenden Berufen wird dabei vermutlich eher wenig bewegen.